Denne fortrolighedspolitik beskriver, hvilke data vi og vores virksomheder i Fact Danmark A/S indsamler i vores forskellige interaktioner med dig, hvorfor og hvordan vi bruger dem, hvor længe vi opbevarer dem, hvor og hvordan vi indsamler dem, til hvem vi vil videregive dem, samt hvilke rettigheder du har.
Omfanget af denne fortrolighedspolitik
Denne fortrolighedspolitik gælder for alle brugere af vores tjenester, websteder, applikationer, funktioner eller andre tjenester overalt i verden, medmindre de er dækket af separate fortrolighedspolitikker.
Denne fortrolighedspolitik gælder for følgende kategorier af personer:
- Afsendere: afsendere, herunder deres ansatte, eller enkeltpersoner, der sender en forsendelse
- Forsendelsesmodtagere: enhver person, der modtager en forsendelse
- Personer, der viser interesse for os og vores tjenester, eller som betaler for dem
- Forretningspartnere: vores forretningspartnere, herunder deres medarbejdere
- Ansættelseskandidater: personer, der søger ansættelse hos os
Alle ovenstående personer henvises herefter samlet til som “dig” eller “dit”.
Vores databeskyttelsespraksis er underlagt de gældende love på de steder, hvor vi driver forretning. Dette betyder, at vi i et bestemt land kun deltager i den praksis, der er beskrevet i denne fortrolighedspolitik, hvis det er tilladt i henhold til regionale eller lokale databeskyttelseslove.
Ændringer i denne fortrolighedspolitik
Vi forbeholder os retten til at ændre i denne fortrolighedspolitik fra tid til anden i henhold til ændringerne i vores tjenester, behandlingen af dine data eller gældende lovgivning. Vi anbefaler derfor, at man besøger vores fortrolighedspolitik regelmæssigt.
Hvem er ansvarlig?
Den juridiske enhed, der fungerer som din dataansvarlige, fastsætter, hvordan og hvorfor dine data behandles:
For FACT Danmark A/S
FACT Danmark A/S Kirstinehøj 17
2770, Kastrup Danmark
Kontakt os
Opdateret: 02.2022
Vi behandler følgende datatyper
Vi behandler kun dine data, hvis det er nødvendigt til et bestemt formål. I nogle lande kan det være nødvendigt at behandle yderligere data for at overholde de lokale love.
Kontaktoplysninger
Oplysninger til at kunne kontakte dig, f.eks. når vi afhenter eller leverer en pakke. Såsom dit navn, telefonnummer, adresse og e-mailadresse.
Data til administration af ansættelseskandidater
Oplysninger, der bruges i HR-systemerne med kandidaters data. Eksempelvis din ansøgning, kompetencer og arbejdsvisum.
Brugerkontrol og brugergodkendelse
Oplysninger til at identificere og godkende dig som bruger af vores systemer og for at godkende din adgang til specifikke data, f.eks. vil On Demand Delivery-applikationen vise dine afventende forsendelser.
Eksempelvis dit login-ID og din adgangskode.
Profildata
Oplysninger i din FACT-profil f.eks. for at kunne indstille dine leveringspræferencer. Eksempelvis dine leveringspræferencer samt ordre- og købshistorik.
Kontraktoplysninger
Oplysninger, der er fastlagt og aftalt i kontrakter, f.eks. de kontraherende parter. Eksempelvis kontraktdefinerede aktiviteter og parternes navne.
Forsendelsesdata
Oplysninger, der muliggør afhentning og levering af din forsendelse, f.eks. status for din forsendelse.
Eksempelvis din adresse, forsendelsesdokumenter og underskrevet bevis på levering. Økonomiske oplysninger
Oplysninger, der bruges til fakturering, økonomi og betalingsprocesser, f.eks. det bankkontonummer, der bruges til betaling.
Eksempelvis din bankkonto og e-betalingsoplysninger. Identifikationsdata
Oplysninger, der kan bruges til at identificere dig, f.eks. pasbillede for at kunne bekræfte din identitet.
Eksempelvis dine ID-oplysninger, personnummer og pasbillede. Karakteristika
Oplysninger, der er typiske for dig eller særligt relateret til dig, hvilket gør det muligt at skelne dig fra andre personer.
Eksempelvis din underskrift som bevis på levering.
Telekommunikations- og undersøgelsesdata
Oplysninger kommunikeret via dig til en af vores medarbejdere eller ved at udfylde en online undersøgelse, f.eks. når du ringer til vores kundeservice.
Eksempelvis din feedback samt optagelse af opkald, når det er relevant.
Hvorfor vi indsamler dine data
Hos FACT Danmark A/S behandler vi kun dine data til bestemte formål, og hvor der er et juridisk grundlag for at gøre det. Det kan være af forskellige årsager:
- For at kunne opfylde en kontrakt, eller når du tager skridt til at indgå en kontrakt med os.
- For at kunne opfylde en juridisk forpligtelse.
- For at forfølge legitime interesser og for at beskytte dine og vores rettigheder f.eks. for at
øge din kundetilfredshed, for at levere og forbedre vores tjenester til dig, for at lette din kommunikation og interaktion med os, for at give dig en mere effektiv, forenklet og omkostningseffektiv service, for bedre at administrere vores relation til dig og de muligheder, der præsenteres herigennem, for at optimere vores ruter, for bedre at beskytte dine data og for at sikre, at der ikke kommer forbudt og uacceptabelt gods ind i vores netværk. Vi vil sikre os, at disse legitime interesser er afbalancerede. Du har ret til at gøre indsigelse, hvis det er relevant.
- For at give dit samtykke, som du til enhver tid kan trække tilbage. I det følgende er formålene for behandling af dine data angivet:
For alle
Besøg på vores websted
Juridisk forpligtelse Legitim interesse Juridisk forpligtelse Legitim interesse
For at beskytte og sikre dine data
Når du besøger vores websteder, indsamler vi de af dine data, som er nødvendige for, at vi kan gøre webstedet tilgængeligt for dig (f.eks. IP-adresse, dato og varigheden af dit besøg). Der sker yderligere lagring i logfiler for at sikre funktionaliteten af vores websteder og sikkerheden af vores systemer. Vi har derfor en legitim interesse i at behandle dine data. Vi sletter dine data, så snart de ikke længere er nødvendige til at opfylde det formål, som de blev indsamlet med henblik på.
Forsendelsesundersøgelse
Forsendelserne undersøges med henblik på at verificere deres indhold, undersøge om de er i overensstemmelse med den detaljerede beskrivelse, kontrollere deres værdi samt undersøge, om de overholder gældende love og vores ofrsendelsesvilkår. Vi undersøger alle forsendelser af sikkerhedsmæssige årsager for at undgå, at der kommer forbudt og uacceptabelt gods ind i vores netværk eller for at opdage strafbare handlinger eller misbrug. Vi har en legitim interesse i denne behandling, da det sikrer en problemfri drift og løbende forbedring af vores produkter til din fordel.
Forsendelsesundtagelser
Hos FACT bestræber vi os på at levere din forsendelse med største omhu og uden unødige forsinkelser. Hvis vi ikke kan levere din forsendelse, returnerer vi den til afsenderen. Hvis der f.eks. ikke kan findes nogen adresse, håndteres forsendelsen i FACT Found Shipment Center. Det kan være nødvendigt at åbne din forsendelse for at identificere en retur- eller leveringsadresse. Vi har derfor en legitim interesse til at behandle dine data.
Denied Party Screening
”Denied Parties” er enkeltpersoner eller enheder, der er blevet sat på en tilsynsmyndigheds liste over afviste personer, der er blokeret i forhold til import- eller eksporttransaktioner eller som er blevet pålagt sanktioner af en tilsynsmyndighed pga. ulovlige handlinger, såsom involvering i terrorisme, narkotikahandel, hvidvaskning af penge eller våbensalg. Forsendelser til eller fra afviste parter er ofte forbudte.
Hver eneste forsendelse i FACT Danmarks-netværket screenes for afviste parter. Forsendelser til eller fra potentielle afviste parter kan tilbageholdes med henblik på yderligere screening for at kontrollere, at forsendelsen ikke er forbudt. For at lette hurtig behandling af forsendelsen kan vi anmode om en kopi af dit identifikationsdokument.
Baseret på FACT Danmark A/S’ og dine legitime interesser behandler vi dine data, og vi kan muligvis opbevare strengt nødvendige data i en begrænset periode. Dette forhindrer, at dine fremtidige forsendelser bliver forsinket på grund af screeningsprocessen. Ikke desto mindre har du ret til at gøre indsigelse, både mundtligt og skriftligt.
Hvis du har spørgsmål om reglerne, handelssanktioner og afviste parter, kan du besøge webstederne for de relevante myndigheder, f.eks. FN, Den Europæiske Union og den amerikanske regering.
Opkald og optagelser af opkald
I nogle situationer kan FACT ringe til dig for at afklare kontraktrelaterede emner, for at indsamle din feedback eller med henblik på marketingformål. Retsgrundlaget er enten opfyldelsen af en kontrakt, legitime interesser eller samtykke. I nogle lande udføres der f.eks. kun opkald med markedsføringsformål, hvis du forudgående har givet dit samtykke.
Hvis du ringer til os, eller vi ringer til dig, kan opkaldet blive optaget med henblik på forsendelsesrelaterede spørgsmål, uddannelse og kvalitetssikring. Vi behandler optagelserne af dine opkald i henhold til gældende love om databeskyttelse og telekommunikation. Hvis optagelsen af dit opkald er betinget af samtykke, optages opkaldet først, efter at du har givet dit samtykke. Du kan trække dit samtykke tilbage til enhver tid. Fra det øjeblik vil der ikke længere blive optaget kommunikation. I lande, hvor optagelse af opkald er underlagt legitim interesse, kan du gøre indsigelse mod optagelsen. Feedback fra kunderne
FACT kan interagere med dig med henblik på at registrere din feedback og dine erfaringer med os. Dine svar hjælper os med at forbedre leveringen af vores produkter og tjenester. I nogle lande outsourcer vi denne proces til forretningspartnere. Afhængigt af dit land vil behandlingen være baseret på legitim interesse eller på dit samtykke.
Toldbehandling
Vi vil sikre, at din forsendelse ankommer så hurtigt som muligt ved at lette fortoldningsprocessen for dig. For at gøre dette er det nødvendigt, at du tilvejebringer os alle de nødvendige dokumenter relateret til fortoldningen. Da tolden varierer fra land til land, kan der gælde forskellige lovkrav. For eksempel kræver toldmyndighederne i visse lande CPR-nummer, nationalt id eller en kopi af dit pas for at godkende forsendelsen. For at overholde toldbestemmelserne og for at opfylde vores kontraktlige forpligtelser er behandlingen af dine data nødvendig. I situationer, hvor vi opbevarer dine data med henblik på fremtidige forsendelser, har du ret til at gøre indsigelse mod behandlingen.
Digitale meddelelser
For at lette kommunikationen mellem os tilbyder vi, at du efter eget valg kan kontakte os via tredjeparters kommunikationskanaler (f.eks. Facebook og FACT Virtual Assistant). Systemerne reagerer med søgeordsbaserede svar eller videresender din anmodning til en medarbejder i en live-chat. Dette er en hurtig og nem metode til at få svar om din forsendelsesstatus eller om vores produkter og tjenester. FACT har en legitim interesse i at behandle dine data med henblik på at lette vores kommunikation. Hvis du ikke ønsker at bruge en sådan kanal, er du velkommen til at kontakte vores kundeservice. For yderligere oplysninger om databeskyttelsespraksissen for udbyderne af kommunikationskanalerne skal du venligst besøge deres websteder.
Cookies og lignende teknologier
FACT gør brug af forskellige teknologier til at gemme dine brugerpræferencer eller andre oplysninger med det formål at gøre vores tjenester så bekvemme og effektive som muligt for dig. Når du skaber adgang til vores websted, informerer vores Privacy Preference Center dig om, at dit samtykke er påkrævet til brug af visse cookies, f.eks. analytiske cookies eller lignende teknologier.
Geolokalisering
FACT indsamler kun information om din placering direkte fra dig. Vi tilbyder dig en forbedret brugeroplevelse i vores systemer ved at integrere kortsystemer (f.eks. Google Maps og Microsoft Bing Maps). Dette kan være en del af forsendelsessporing, lokaliseringssøgning og eventuel levering til FACT Service Points, hvis du har valgt at omdirigere din forsendelse. Afhængigt af dit land vil behandlingen være baseret på legitim interesse eller på dit samtykke.
Videoovervågning (ITV)
FACT har installeret videoovervågningskameraer for at kontrollere adgangen til vores bygninger og specifikke områder som f.eks. parkeringspladser samt for at føre tilsyn med driften af vores forretning. Videoovervågningen bruges til at garantere sundheden og sikkerheden for vores besøgende, personale og ejendom, og det gælder også enhver overvågning af de driftsmæssige processer på vores faciliteter. Derfor har vi en legitim interesse af hensyn til at etablere sikkerhed og adgangskontrol, hvilket er nødvendigt for at kunne administrere FACT-bygningerne.
FACT-sider på de sociale medier
Vi giver dig adgang til vores sider på de sociale medier, f.eks. Facebook, Instagram eller LinkedIn for herved bedre at kunne administrere vores relation til dig og kommunikere med dig. Derfor har vi en legitim interesse i at behandle dine data. For mere information skal du besøge vores fortrolighedspolitikker på de respektive FACT-sider på de sociale medier.
FACT Service Points
Det er muligt for dig at sende og modtage pakker via vores servicepunkter. Disse servicepunkter kan være ejet af FACT eller af en tredjeparts forretningspartner (f.eks. den lokale kiosk). Hvis du vælger at bruge vores tjenester via et servicepunkt, behandler FACT kun de strengt nødvendige data så lidt som muligt for at kunne opfylde vores kontraktlige forpligtelser over for dig. Dette kan være levering af din pakke til dit foretrukne servicepunkt eller at sende dine pakker til din tiltænkte modtager.
Betalingspartnere
FACT tilbyder dig flere betalingsmuligheder for herved at lette din betalingsoplevelse. Vi accepterer alle større betalings- og kreditkort samt online betalingssystemer. Dine betalingsdata behandles i overensstemmelse med betalingsbranchens behandlingsstandarder for at kunne levere den tjeneste, du anmoder om, og for at kunne opfylde vores kontraktlige forpligtelser.
Hvordan indsamler vi dine data?
Vi indsamler og bruger primært dine data med henblik på afhentning, transport og levering af dine forsendelser.
Vi kan indsamle dine data både direkte eller indirekte. Hvis du aktivt deler oplysninger med os ved f.eks. oprette en konto, kontakte os eller udfylde en formular på vores websted eller i en undersøgelse, så modtager vi dine data direkte fra dig. Hvis vi modtager dine data fra en ekstern tredjepart (f.eks. en afsender), så modtager vi dine data indirekte. I dette tilfælde vil ansvaret for at sikre nøjagtigheden af dataene og overføre dem til os i overensstemmelse med gældende lov tilhøre vedkommende, der oplyser disse data.
Information for vores forretningspartnere
Vi behandler data for dig som vores forretningspartner, for at vi kan administrere vores kontrakter med dig eller for at modtage tjenester fra dig.
Vi indsamler og behandler kun de data, der er nødvendige til det aftalte kontraktlige formål, og deler kun data i overensstemmelse med gældende databeskyttelseslove og begrænset til de aftalte formål.
Vi bruger jeres tjenester til bedre at kunne betjene vores medarbejdere og vores kunder. På denne måde er det muligt for FACT at garantere nærheden til kunderne med henblik på afhentning og levering, tjenester forbundet med håndtering af forsendelsesdata, sikkerhedsrelaterede partnere, revisioner, betalingsudbydere og it-hosting.
Hvor længe opbevarer vi dine data?
Vi opbevarer dine data, så længe det er nødvendigt for at opfylde vores formål, for at udføre vores kontrakter og for at overholde eventuelle juridiske forpligtelser. Opbevaringsperioden kan variere fra land til land baseret på det gældende lands lovgivning.
For at overholde gældende juridiske forpligtelser vil vi opbevare nogle af dine data i en periode på op til 11 år med variationer fra land til land som bestemt af gældende lokal lovgivning. Det kan f.eks. dreje sig om opbevaring af forsendelsesdokumenter, der kræves til forsendelsesbehandling. Vi fastlægger en passende og rimelig opbevaringsperiode ved at overveje karakteren, følsomheden og nødvendigheden af dine data.
Vi bestræber os løbende på at minimere opbevaringsperioden for data, hvor formålet, loven eller kontrakterne tillader os at gøre dette. I nogle lande vil man f.eks. ikke opbevare data relateret til kundetilfredshed i mere end 3 år. Data, som vi måtte indsamle baseret på dit samtykke, vil blive behandlet, indtil du trækker dit samtykke tilbage.
Hvordan sikrer vi dine data?
FACT tager sikkerheden af dine data meget alvorligt. Vi har implementeret forskellige strategier, kontroller, politikker og foranstaltninger med henblik på at holde dine data sikre. Vi evaluerer nøje vores sikkerhedsforanstaltninger. Vi bruger forskellige beskyttelsesforanstaltninger, som f.eks. firewalls, systemer til at registrere netværksindbrud og applikationsovervågning. Hvor det er hensigtsmæssigt, sikrer vi dine data ved hjælp af pseudonymisering og krypteringsteknikker, når vi lagrer og overfører dine data. Vi sikrer, at der er strenge fysiske adgangskontroller i vores bygninger samt vores certificerede datacentre.
Som del af vores sikkerhedsstrategi har vi udarbejdet revisionsprogrammer for at sikre, at vores systemer og tjenester overholder FACT-politikken om informationssikkerhed og i forlængelse heraf ISO 27001-standarden.
Derudover har vi en række igangværende foranstaltninger for at reducere risici, såsom (men ikke begrænset til) at træne vores medarbejdere regelmæssigt og øvelser med hændelsessimulering organiseret af vores Cyber Defense Center.
Målet er at have en uafbrudt it-systemdrift og forhindre uautoriseret adgang.
Vil mine data blive videregivet?
FACT vil kun dele eller overføre dine data i forbindelse med udførelsen af de formål, der er beskrevet i denne fortrolighedspolitik, hvis det er tilladt i henhold til gældende lov og med passende sikkerhedsforanstaltninger.
Vi overfører dine data til følgende modtagerkategorier:
- Virksomheder i FACT Danmark: Overførsel er påkrævet inden for FACT Danmark for at kunne levere og forbedre vores produkter og tjenester. Overførsler kan også blive udført i forbindelse med at administrere vores relation til dig, for at identificere dig og for at overholde dine fortrolighedsrettigheder.
- Forretningspartnere: Overførsel er begrænset til det påkrævede (f.eks. ved afhentning eller levering af din pakke på et servicepunkt, i nogle områder for at udføre afhentning og levering eller for at foretage toldklarering.)
- Offentlige myndigheder: Overførsel er påkrævet i henhold til gældende lov (f.eks. for at opfylde juridiske forpligtelser under forsendelsesbehandling)
Dine data overføres kun til lande uden for det Europæiske Økonomiske Samarbejdsområde (EØS) til andre virksomheder i Deutsche Post FACT Group eller til tredjeparts- samarbejdspartnere eller offentlige myndigheder, når dette er tilladt i henhold til gældende databeskyttelseslovgivning. I disse tilfælde sikrer vi, at der træffes relevante foranstaltninger til sikring af dataoverførslen (f.eks. vores bindende corporate rules, standardkontraktklausuler).
FACT’s fortrolighedspolitik regulerer standarderne i hele koncernen for behandlingen af dine data.
Vi respekterer dine rettigheder
Databeskyttelseslovgivningen giver dig flere rettigheder, som du kan påberåbe dig, når det er relevant:
Ret til adgang til oplysninger
Du har ret til at blive informeret om de oplysninger, vi måtte have om dig.
Dette inkluderer retten til at bede os om supplerende oplysninger om kategorierne af de af dine data, vi behandler, formålet hermed, kategorierne af forretningspartnere, som dataene kan sendes til, og dine andre rettigheder relateret til vores brug af dine data.
Vi vil give dig disse oplysninger inden for én måned efter din anmodning, forudsat at vi ikke påvirker en anden persons rettigheder og friheder ved at gøre det.
Ret til berigtigelse
Du er berettiget til at anmode om rettelse af unøjagtige oplysninger om dig selv.
Ret til indsigelse
Du har ret til at gøre indsigelse mod visse former for behandling, hvis det er baseret på legitim interesse, såsom direkte markedsføring.
Ret til at tilbagetrække dit samtykke
Du er berettiget til at tilbagetrække dit samtykke til enhver tid.
Ret til dataportabilitet
Du har ret til at overføre dine data til en anden dataansvarlig. Vi vil så eksportere de data, du har givet til os.
Ret til sletning/til at blive glemt
Du er under visse omstændigheder berettiget til at anmode om sletning af dine oplysninger. Hvis din ret til at blive glemt er gyldig, og kun hvis det er nødvendigt, kan der blive opbevaret så få data om dig for at sikre, at du ikke bliver kontaktet igen. Hvis du bruger vores tjenester igen, vil du så blive håndteret som en ny kunde.
Ret til begrænsning af behandling
Du er berettiget til at anmode om en begrænsning af den måde dine oplysninger behandles på.
Ret i forbindelse med automatisk beslutningstagning, herunder profilering
Du er berettiget til at anmode om en gennemgang af automatisk behandling. I øjeblikket anvender FACT ikke nogen form for automatiseret beslutningstagning med juridiske konsekvenser for dig. Hvis det bliver tilfældet i fremtiden, gør vi det i overensstemmelse med gældende lov.
Du kan henvende dig med en anmodning på baggrund af ovenstående rettigheder eller med andre spørgsmål angående denne fortrolighedspolitik til vores databeskyttelsesansvarlige for det land, du bor i. FACT kan ikke håndtere din anmodning uden tilstrækkeligt bevis på din identitet. Bemærk, at den gældende databeskyttelseslovgivning kan have betingelser for udøvelsen af ovenstående rettigheder.
Anmodninger og klager
Vi vil håndtere alle dine anmodninger med den nødvendige omhu. Hvis vi ikke kommer med et tilfredsstillende svar, skal du kontakte os.
Hvis vi ikke lykkes med at løse dine bekymringer, kan du sende en klage til din lokale databeskyttelsesmyndighed.
